As vantagens de abrir e gerenciar uma agência de viagens pode parecer simples, mas com o passar do tempo se torna indispensável ter uma ferramenta para administrar diversos dados e demandas do local. Para suprir essa necessidade, é possível contar com um sistema ERP.
A quantidade de informações que são acessadas e construídas rotineiramente dentro de qualquer empresa, como uma empresa de rolamentos, mostra que, hoje, é indispensável investir em recursos que facilitem a gestão do negócio.
Isso porque uma agência de viagens, assim como qualquer outro tipo de estabelecimento, pode decidir atuar em diversas frentes, seja nas vendas em um endereço físico ou virtual, criando dois modos centrais de venda.
Dessa forma, gerenciar os dados de cadastro do cliente, as reservas de serviços aduaneiros e os pagamentos parcelados feitos pelos turistas pode ser um desafio, principalmente quando não há uso da tecnologia a favor do negócio.
Nesse sentido, imaginar como a administração era feita em tempos passados, onde se usavam apenas livros de registros e cadernos para anotações, só mostra o quanto um bom software pode ser um recurso indispensável.
Se você precisa gerenciar a sua agência de turismo e quer utilizar as ferramentas adequadas para esse tipo de atividade, siga na leitura deste conteúdo e saiba como um sistema ERP pode ser fundamental para o seu estabelecimento.
O que é um sistema ERP?
A gestão de um negócio pressupõe que se possua uma série de conhecimentos e de recursos para facilitar a rotina, de modo que um sistema de controle de estoque e financeiro pode fazer sentido para vários tipos de empresas, como empresas de tradução, por exemplo.
De fato, existem diferentes tipos de softwares que podem agregar maior valor ao estabelecimento, otimizando a sua rotina e permitindo que tarefas sejam realizadas de modo organizado, rápido e eficaz.
O sistema ERP (Enterprise Resource Planning) é um exemplo disso: por ser um software desenvolvido para o planejamento de recursos de uma empresa, ele se torna fundamental para várias atividades, tais como:
- Controle de vendas;
- Gerenciamento financeiro;
- Controle de estoque;
- Gestão de compras;
- Cadastro de clientes;
- Cadastro de produtos;
- Cadastro de fornecedores;
- Gestão de vendedores;
- Emissão de notas fiscais;
- Integração com outras plataformas.
O número de funções e de possibilidades contidas em um ERP é bastante interessante, principalmente porque ele se torna capaz de unificar diversos sistemas em um só, promovendo um acesso mais simples a diferentes recursos.
Nesse sentido, ele se torna indispensável para um grande número de empresas, e em especial para as agências de viagens, de modo que todos os colaboradores conseguem utilizar o software de maneira integrada.
Com isso, não apenas se colhe maior eficiência interna, como também se otimiza várias etapas do trabalho, como o cadastramento dos clientes, o registro de compras e de pagamentos, serviços de contabilidade em geral,entre outros.
Dessa forma, todas as informações necessárias para o trabalho são encontradas em uma única plataforma, tornando o gerenciamento de atividades e tarefas mais eficiente e produtivo.
As vantagens de um ERP para uma agência de viagens
Administrar bem uma empresa é essencial para o sucesso dela e, por isso, encontrar soluções que podem otimizar todo o trabalho passa a ser até mesmo uma obrigação do empresário, para que o crescimento do seu negócio possa acontecer rapidamente.
Assim, entre as demandas da rotina, que vão desde o processamento de folha de pagamento até a necessidade de investir em ações de marketing, surge o sistema ERP, que passa a integrar o dia a dia do negócio.
Para entender um pouco mais sobre a importância de contar com esse tipo de software no seu estabelecimento, é preciso conhecer quais são os benefícios que ele traz para a sua agência. Confira alguns deles a seguir.
01. Aumento de vendas
Como o sistema ERP armazena uma série de informações a respeito das vendas realizadas, esse tipo de dado ajuda na elaboração de campanhas mais assertivas, de maneira que é possível entender melhor sobre o perfil dos clientes.
Por isso, alguns meses após dar início a utilização do software, já é possível coletar informações suficientes, que vão ajudar no aumento do faturamento da agência.
02. Organizar informações sobre os clientes
Encontrar sempre boas soluções em gestão é essencial para o crescimento do negócio, como empresa de desentupidora e, um dos elementos que precisa ser organizado de modo eficaz são as informações dos seus clientes.
Além de evitar a necessidade de preencher sempre um cadastro, ter um acesso facilitado às informações do público da sua agência pode ser um meio interessante de enviar ofertas que vão agradá-los.
Dessa maneira, é possível estimular novas compras, gerando melhores resultados para os negócios.
03. Otimizar a quantidade de procedimentos internos
O gerenciamento de uma empresa envolve vários aspectos, e muitas vezes a quantidade de procedimentos internos pode ser um fator que atrapalha a eficiência das atividades.
Não à toa, muitos empresários buscam por um sistema automação comercial varejo, para que grande parte das suas tarefas seja feita de forma mais rápida e eficaz.
Para uma agência o cenário é o mesmo, já que diversos procedimentos são essenciais para o funcionamento do estabelecimento, que vão desde os anúncios de pacotes até as reservas em companhias aéreas e hotéis, por exemplo.
Dessa forma, ter um ERP no seu negócio pode ser o meio mais simples de otimizar a quantidade de processos diários, automatizando também boa parte deles.
04. Gestão e controle financeiro
Outro ponto fundamental de qualquer empresa, seja uma empresa de segurança do trabalho ou uma agência de viagens, é ter um controle financeiro coerente, para que o seu orçamento não seja comprometido.
Um sistema de fluxo de caixa e estoque é bastante eficiente, e mesmo para agências de viagem que já possuíam um software para gestão dessa área, é possível integrar esses dados ao ERP, para que nenhuma informação seja perdida.
Por isso, essa se torna mais uma vantagem da implementação de um sistema de planejamento de recursos da empresa, que pode potencializar as ferramentas administrativas usadas no local.
05. Emissão de nota fiscal facilitada
Uma parte essencial das finanças de um estabelecimento é a sua área fiscal, que deve estar sempre em ordem para evitar problemas e multas que causam uma série de prejuízos para o negócio.
Sendo assim, é indispensável que se tenha um meio otimizar também essa área, sendo uma das ferramentas mais interessantes para isso um software emissor de nfe.
Quando se opta pela implementação de um ERP, a emissão da nota fiscal pode ser também incluída no sistema, o que ajuda tanto na facilidade de preencher os dados do comprador no documento, como a sinalizar a emissão da NF e enviá-la para o cliente.
Com todas essas funcionalidades, o gerenciamento fiscal se torna descomplicado e pontual, garantindo que nenhuma nota deixe de ser emitida no tempo certo e livre de erros.
06. Acesso remoto ao sistema
Em meio a tanta tecnologia presente no dia a dia das pessoas, é fundamental que uma empresa tenha entre as suas soluções de gerenciamento um recurso com acesso remoto, agilizando o trabalho.
Levando em conta que parte dos profissionais de uma agência de turismo pode estar atuando a distância, promover acesso rápido ao sistema da empresa é essencial para que eles possam realizar diversas atividades.
Esse pode ser um elemento importante principalmente para os proprietários da agência, que mesmo estando ausentes do estabelecimento, podem visualizar todas as informações geradas no dia para acompanhar de perto o seu negócio.
Por isso, essa também é uma das principais vantagens do uso do ERP por diferentes estabelecimentos, que pode quebrar barreiras físicas e facilitar a gestão mesmo a distância.
07. Vantagens de ERP na elaboração de relatórios gerenciais
Que os relatórios gerenciais de uma empresa ajudam na administração dela, disso ninguém duvida. Não à toa, encontrar meios de automatizar esses documentos é fundamental para que eles sejam obtidos mais rapidamente, dispensando o trabalho manual.
Um ERP pode fornecer esse tipo de relatório de forma automatizada, dependendo apenas que sejam selecionadas as informações que precisam estar contidas no documento.
Com um acesso facilitado a esse tipo de dado, é possível tomar decisões mais assertivas, seja em termos de contenção de custos, como também de expansão do negócio, pela facilidade de consultar e administrar todo o negócio com os relatórios gerenciais.
08. Personalização da ferramenta
Ter em mente quais são as principais necessidades do seu negócio é o primeiro passo para se encomendar um sistema ERP personalizado, que poderá atender às necessidades da sua agência de maneira assertiva.
Com essas informações em mãos, é possível buscar por algumas empresas fornecedoras de erp, para que um projeto especializado seja confeccionado de acordo com as demandas do seu negócio.
Depois de conhecer um pouco mais sobre as vantagens que um sistema de planejamento de recursos pode oferecer para a sua agência, certamente você buscará por uma solução como essa, otimizando o seu trabalho.
Então, não deixe de estruturar o software ideal para a sua empresa e colha benefícios no curto, no médio e no longo prazo, graças ao uso de um ERP na sua rotina.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
