Embora esteja sendo duramente afetado pela crise do Coronavírus, o ramo de viagens e turismo é uma das principais fontes de renda dos brasileiros. Trata-se de um mercado gigantesco, em processo permanente de crescimento e diversificação. Por isso, elaboramos este material explicando como montar uma agência de viagens e turismo: em 10 passos.
Embora a concorrência seja pesada, a estrutura necessária para atuar nesse segmento é bastante simples e não faltam aliados para o empreendedor no sentido de facilitar a operação do negócio.
As Agências de Viagens e Turismo comercializam produtos relacionados à viagens: passagens áreas, marítimas ou terrestres, aluguel de carros, hospedagem, pacotes turísticos, excursões, ingressos para atrações em outras cidades ou países etc. Trabalha com o sonho de férias, com excursões com propósitos de um grupo de
pessoas e até mesmo com viagens executivas.
Um levantamento divulgado pelo Banco Central mostra que os brasileiros gastaram o valor de US$ 18,263 bilhões em viagens ao exterior em 2018. Mesmo com o crescimento lento da economia brasileira em 2018, dados do IBGE mostraram que o setor do turismo teve reação positiva, com um aumento real de 2% no volume de
atividades turísticas.
Neste guia, como montar uma agência de viagens e turismo: em 10 passos, serão apresentadas informações importantes para o empreendedor que tem intenção de montar uma Agência de Viagens e Turismo, baseado no guia elaborado pelo Sebrae.
1º Passo: faça uma pesquisa do Mercado de Turismo
Uma pesquisa não precisa ser sofisticada, dispendiosa – em termos financeiros – ou complexa. Ela pode ser elaborada de forma simplificada e aplicada pelo próprio empresário, para estudar a concorrência já instalada, o tipo de público predominante na região em termos de capacidade aquisitiva,a cultura e as expectativas que as
pessoas têm em relação a uma Agência de Viagens e Turismo.
2º Passo: se for uma agência de viagens e turismo física, escolha bem onde ela será instalada
Para identificar o local ideal para instalação de Agência de Viagens e Turismo é necessário que o empreendedor defina qual o público que se pretende atingir e atender. A partir dessa definição pode-se pensar em configurações distintas de
estrutura e localização.
Se o empreendedor optar em montar a agência fora dos grandes centros, é preciso observar a facilidade de acesso ao local do futuro empreendimento, seja por meio de locomoção particular ou pública.
3º Passo: crie uma Agência de Viagens Online (Online Travel Agency – OTA)
Hoje em dia com a globalização e a internet, as agencias online são uma tendência, um em cada três usuários da internet visita sites de viagem. Este modelo requer um baixo investimento pois não há necessidade de estrutura física para o público e pode ser estruturado na casa do empreendedor. A vantagem ainda
está na agência online processar pedidos 24 horas por dia, 7 dias por semana.
Os modelos de agências de turismo online podem ser adaptados ao modelo de Home Office, ou escritório de trabalho em casa. Os equipamentos e móveis necessários são simples e baratos, e qualquer que seja a necessidade de adaptação com relação a reforma ou construção, o custo será menor que a agencia tradicional. Porém, não significa que o novo empreendimento dispense o Plano de Negócios para que sejam verificados pontos como: formalização do negócio, custos, mercado etc.
Existem diversos sistemas para quem deseja abrir uma Agência Online. Um deles é o desenvolvido pela MOBLIX. Trata-se de um sistema de baixo custo e bastante tecnologia, que em minutos permite que a agência crie um site próprio e venda seus produtos. Saiba mais sobre o sistema MOBLIX aqui.
4º Passo: formalize sua agência de viagens e turismo
Para dar início ao processo de abertura da empresa é necessário que se cumpra os seguintes procedimentos:
1) Consulta Comercial: antes de realizar qualquer procedimento para abertura de uma empresa o primeiro passo é realizar uma consulta prévia na prefeitura ou administração local. A consulta tem por objetivo verificar se no local escolhido para a abertura da empresa é permitido o funcionamento da atividade que se deseja empreender.
2) Busca de nome e marca: verifique se já existe alguma empresa registrada com o nome pretendido e a marca que será utilizada.
3) Arquivamento do contrato social/Declaração de Empresa Individual: Este passo consiste no registro do contrato social. Verifica-se também, os antecedentes dos sócios ou empresário junto a Receita Federal, através de pesquisas do CPF.
4) Solicitação do CNPJ.
5) Solicitação da Inscrição Estadual.
6) Cadastur: é o sistema de cadastro de pessoas físicas e jurídicas que atuam no setor de turismo. O cadastro garante diversas vantagens e oportunidades de negócios aos seus cadastrados e é também uma importante fonte de consulta para o turista. O programa é executado pelo Ministério do Turismo em parceria com os órgãos oficiais de turismo nos 26 estados e no Distrito Federal. O Cadastro é obrigatório para as seguintes atividades (Lei nº 11.771/08 e nº 8.623/93): Agências de turismo, Meios de hospedagem (albergue, condo-hotel, flat, hotel urbano, hotel de selva, hotel fazenda, hotel histórico, pousada, resort e cama & café), Guias de turismo, Transportadoras turísticas, Acampamentos turísticos, Organizadoras de eventos e Parques temáticos.
5º Passo: defina a estrutura necessária para sua agência de viagens
A área mínima necessária para uma Agência de Viagens e Turismo é de aproximadamente 15m², podendo variar de 40m² a 100m², sendo necessárias inicialmente para o atendimento, duas pessoas. A agência pode funcionar numa sala comercial com banheiro. Basicamente você precisará de um único ambiente onde receberá seus clientes e efetuará as vendas ali mesmo. Ter uma pequena copa para servir café e água aos clientes pode ser um diferencial.
6º Passo: escolha sua equipe
A organização de cargos e funções em uma agência de viagens deve se orientar de acordo com as dimensões de suas instalações, de seus recursos humanos e de seus recursos materiais. O empreendedor que está iniciando um negócio deve estar atento para não exceder os custos. A folha de pagamento é uma das grandes responsáveis por elevar os custos das empresas. Para amenizar os custos iniciais, convém optar pela contratação de uma equipe enxuta. De acordo com empreendedores do ramo, para começar, em uma agência com 15m², basta um funcionário com a função de agente de viagens e um responsável pela gestão do negócio que pode ser o proprietário.
7º Passo: entenda o processo produtivo de uma agência de viagens e turismo
O processo produtivo de uma Agência de Viagens e Turismo consiste na prestação de serviços de apoio turístico na condição de agente emissivo e receptivo, incluindo também a criação e colocação no mercado de produtos que possam vir a ser ofertados em seu mix comercial. Basicamente, ocorre da seguinte maneira:
1) O cliente, geralmente, faz pesquisas em agências, internet, sites e até mesmo no próprio site da agência, além de pegar dicas com amigos. Assim, ele já chega à agência sabendo o que quer, bem como tem noção dos valores de mercado.
2) O agente de viagens avalia a necessidade do cliente, ajudando-o a filtrar informações da internet.
3) O agente de viagens faz cotações nos sistemas disponíveis na agência e passa o pacote para o cliente via e-mail.
4) O agente de viagens mantém contatos com o cliente via telefone, e-mail, whatsApp etc. Muitas vezes, a transação é feita sem que o cliente vá até à agência.
5) Cliente embarca, muitas vezes, com assistência no aeroporto.
6) Em algumas situações, o cliente vai até a agência efetuar pagamento, receber voucher (elaborado pela própria agência) e passagem aérea (e-ticket). Por meio de uma reunião, obtém-se os últimos detalhes da viagem. Em outras situações, toda a transação de pagamento, entrega de vouchers , e-ticket e informações é feita
sem que o cliente vá a agência.
8º Passo: escolha um bom sistema ou uma boa plataforma
Um dos pontos altos deste guia, como montar uma agência de viagens e turismo: em 10 passos, é destacar a necessidade de se escolher um bom sistema para sua agência. O nível de automação para este tipo de empresa deve ser expressivo. A agência precisa ter um sistema integrado de gestão empresarial, buscando com isto facilitar a gestão operacional, administrativa e financeira da empresa. Isto porque como esse tipo de empresa trabalha normalmente como “intermediária” de negócios, sua remuneração dá-se via pagamento de comissão pelas diversas empresas que representam, por exemplo, as empresas aéreas, hotéis, operadoras de turismo, dentre outras. Deve-se manter um rigoroso controle dos montantes comercializados e as respectivas comissões recebidas.
Encontram no mercado diversos softwares que atendem essa necessidade de emissão nas agências de viagens e turismo. Um dos mais conhecidos é o sistema MOBLIX, que permite a venda de vários produtos pela internet, inclusive passagens aéreas emitidas com milhas (pontos do programa de fidelidade)
9º Passo: tenha vários canais de venda
Uma Agência de Viagens e Turismo pode utilizar mais de um canal para fazer com que seus produtos cheguem até o cliente. Dentre eles pode-se elencar a loja física e uma loja virtual. Se a opção da agência de viagem for por ter multicanais, um conceito de integração entre loja físicas, virtuais e clientes é o omnichannel, que se baseia na convergência de todos os canais utilizados por uma empresa. Trata-se da possibilidade de fazer com que o consumidor não veja diferença entre o mundo online e o offline. O conceito de multicanal, é completamente focado na experiência do consumidor nos canais existentes de uma determinada marca. Dessa maneira o consumidor satisfaz suas necessidades onde e quando desejar, no momento mais confortável para ele, não havendo restrições de local, horário ou meio.
Uma tendência do omnichannel para uma agência de viagem e turismo é ter o seu próprio aplicativo para celular. A plataforma MOBLIX possui aplicativo para os sistemas operacionais iOS e Android.
10º Passo: calcule o custo do investimento
O valor a ser investido num novo negócio envolve um conjunto de fatores, identificados ao longo do processo de instalação do empreendimento. O investimento para o início das atividades varia de acordo com o porte do empreendimento e os produtos e serviços que serão oferecidos.
O investimento inicial varia muito de acordo com o porte do empreendimento, as condições do imóvel onde será instalado o negócio (se é imóvel próprio ou não, se precisa de reforma, dentre outras) e a região onde será realizado o empreendimento. Estima-se que uma agência de viagens de pequeno porte exija um investimento inicial de aproximadamente R$ 60.000,00.
Caso opte por abrir apenas uma Agência de Viagens Online, o custo é reduzido drasticamente. Uma mensalidade do sistema MOBLIX, por exemplo, é a partir de R$ 59,90 por mês.
Conclusão para montar uma agência de viagens e turismo
Trabalhar com turismo significa ajudar pessoas a adquirem experiências únicas em suas vidas. Como viagens são basicamente um investimento para fins diversos, como lazer, trabalho, etc, é preciso que o cliente saiba exatamente onde está injetando seu dinheiro. Oferecer experiências é a grande chave para atrair clientes e divulgar da melhor maneira seu negócio.
A internet permite que os próprios usuários encontrem passeios, passagens e hospedagem, e tenha acesso a preços baixos e facilidades para comprar sua viagem. Contudo, mesmo com essa facilidade, muitas pessoas não possuem tempo ou até mesmo habilidade para pesquisas de viagens na internet. É nesse momento que as
agências de turismo e viagens tem um papel fundamental. Sendo a internet um dos maiores canais de divulgação, vale a pena ter um investimento de qualidade nesse canal:
- Construa um bom site com design simples, mas visivelmente agradável e de fácil navegação;
- Faça um blog onde seja criado conteúdos relevantes sobre viagens, turismo, tendências e destinos é uma forma de atrair, ajudar seus clientes;
- Crie uma conta da sua agência nas principais redes sociais e dê atenção aos canais de atendimento dessas redes;
- Seja visual em todas as suas ações. Fotos e vídeos geram maior engajamento. Invista em fotos de destinos e experiências de viagens em geral, tanto no site e blog como nas redes sociais;
- Construa uma lista de e-mail aos poucos e invista no e-mail marketing para divulgar sua empresa, serviços e promoções;
- Procure manter a divulgação da sua agência como parte importante da sua rotina. Seja através de e-mail marketing ou postagens nas redes sociais, invista em uma comunicação direta com seu público;
- Procure realizar parcerias com empresas que produzam material de divulgação na internet;
- Saiba como encontrar passagens aéreas baratas.
Este guia, como montar uma agência de viagens e turismo: em 10 passos, tem ajudado muita gente a empreender nesse grandioso mercado. Quer saber mais? Acesse também o site do Sebrae.
Venda passagens com milhas
A MOBLIX criou Plataforma para Agências de Viagens Online (OTA) para que as agências de viagens possam vender bilhetes aéreas com milhas, além dos demais produtos tradicionais (pacotes, aluguel de carros, reserva de hotéis e etc.).
A MOBLIX é uma plataforma (SaaS) de e-commerce altamente personalizável que permite às Agências de Viagens terem, de forma simples, fácil, segura e escalável, uma loja online de baixo custo e alta qualidade, para venda de bilhetes aéreos, inclusive por meio das milhas, além dos demais produtos tradicionais (pacotes, aluguel de carros, reserva de hotéis e etc.
Diferente de outras plataformas, as agências de viagens não precisam ter conhecimentos técnicos para começar a utilizar a plataforma MOBLIX, e nem para fazer alterações que o dia a dia da operação online exige.
Quer saber mais? Entre em contato com a MOBLIX.
