A tecnologia vem se tornando cada vez mais essencial na vida de todas as pessoas e não é à toa que novos programas que ajudam nas mais diversas tarefas são criados a todo momento. Hoje, veremos o porque a sua agência precisa de um software de gestão.
Diversas empresas vêm adotando sistemas que utilizam programas para serem mais eficientes em sua gestão empresarial e a eficiência e produtividade do setor melhoram drasticamente.
Tal software pode ser implantado em diversas áreas com as mais variadas demandas de negócio, mas o objeto sempre é o mesmo: otimizar o processo de gestão, aumentando a eficácia e produtividade da área, mesmo que seja uma empresa de ônibus fretado.
Em contrapartida, é extremamente comum ver donos de agências de viagem dizendo que não é necessário a contratação de um software de gestão pela sua baixa demanda, tornando-se assim mais um desperdício de investimento.
O que muitas empresas que acabam entram no mercado de trabalho não levam em consideração, seja uma consultoria contábil ou agência de viagens são algumas das finanças que não há como fugir:
- Documentação em geral;
- Mobiliário;
- Marketing inicial;
- Contas mensais no geral.
Sendo assim, é extremamente importante pensar em adotar um software de gestão, pois, além de te ajudar a manter tudo isso organizado, ele também te oferece diversos benefícios que iremos abordar mais a frente.
Independentemente se contratará empresas de serviços terceirizados ou desenvolverá o seu próprio software como a plataforma Moblix .
Vamos entender algumas funcionalidades desses programas que podem chamar a sua atenção.
As funcionalidades de um software de gestão
Assim como qualquer decisão empresarial, nenhuma agência de viagem iria optar por utilizar softwares caso não conseguisse se beneficiar de algo, afinal, com o investimento realizado, algo deve ser bem aproveitado dessa tomada de decisão.
Para tal, confira agora algumas das funcionalidades que esses programas têm e que podem ser bastante utilizadas em um software de gestão empresarial de sua agência e por que sua agência precisa de um software de gestão.
Organização de dados dos seus clientes
Coletar informações de todas as pessoas que já adquiriram os seus serviços é de extrema importância, assim como os de quem não comprou também. Isso facilita o atendimento do cliente que voltou e faz com que ele se sinta melhor.
Já o que nunca adquiriu nada, se sentirá mais seguro ao saber que a sua empresa em especial tem um sistema ou uma padronização que ajuda a otimizar todo o tempo que ele está investindo ali. Afinal, todo mundo quer que as coisas funcionem de forma mais prática.
Com um software de sistema de gestão integrada, você consegue ter acesso a todos os dados do cliente, assim como informações adicionais que ela possa ter dado, anexos de comprovantes e assinatura, entre outros, melhorando muito a experiência dele.
E um cliente satisfeito, normalmente, é um cliente que volta, portanto, fique sempre atento.
Otimização de tempo
É uma matemática simples: quanto menos tempo você gasta com inúmeros processos trabalhosos que podem ser automatizados, mais tempo sobra para vender e investir em demandas mais importantes.
Não é à toa que tantas agências têm utilizado a tecnologia a seu favor criando sites, apps e sistemas para agilizar os processos e trabalhos, afinal, essa otimização do tempo pode ser aplicada não somente a demandas mais complexas, mas também, em várias simples e curtas.
Com a otimização do seu tempo, é possível montar um sistema controle de contas a receber, por exemplo, e economizar aquela 1h diária que era necessária para fazer o relatório do fluxo de caixa, sobrando tempo para investir no marketing.
Quando as informações estão centralizadas, tem fácil acesso aos que necessitam delas e estão organizadas, é natural que você ganhe tempo e, mesmo quando esse ganho é pequeno, ao final do dia ele pode te surpreender.
Melhoria nas informações financeiras
Com este tópico, estamos nos referindo principalmente a forma como você gasta o dinheiro do seu negócio e sobre o seu fluxo de caixa, afinal, é necessário saber quanto dinheiro está entrando e saindo da agência para que o gestor possa tomar suas decisões.
Com as informações do seu fluxo de caixa melhor organizadas e distribuídas, ficará muito mais claro para você a projeção de ganhos e gastos da empresa. Para muitos, pensando dessa forma, o investimento em um software pode ser um gasto.
Porém, ao analisarmos a fundo que, uma gestão falha de dados pagará as contas em atraso, deixará de cobrar e ganhar dinheiro sobre as vendas, e não saberá como distribuir o dinheiro que sobra, pode-se dizer que ele é um benefício para qualquer agência.
Como escolher o melhor software?
Existem alguns critérios que devem ser levados em consideração para qualquer gestor que pretende investir em um software de gestão, independentemente se usará um já desenvolvido ou contratará empresas para realizar o seu desenvolvimento de software sob medida.
Para que a sua escolha seja efetiva e pontual, é necessário primeiro ter um amplo conhecimento da situação atual da sua agência para saber o melhor momento de adquiri-lo e quais as vantagens que tiraria da compra. Sem mais delongas, vamos lá.
01 – Teste diversos softwares
A grande maioria dos programas que as empresas investem possuem algumas versões: a paga, que você usufrui de todos os recursos e possibilidade que o software pode oferecer, e a trial, que possui diversos recursos limitados ou um período de dias para teste.
Esse período, normalmente, é de sete dias e é o tempo que a empresa tem para testar as suas funcionalidades e verificar se o programa cumpre com as necessidades dela, para somente então comprar o software.
Faça uma pesquisa de mercado sobre qual é o programa para controle financeiro empresarial mais utilizado e teste os candidatos. Dessa forma, você também pode escolher o que melhor atende as suas ideias e que mais será útil para a sua agência.
02 – O software precisa ser integrado a sua agência
De nada adianta escolher o software que melhor atende às suas necessidades se ele não as executa de forma integrada com os demais setores da empresa, fazendo com que o investimento não seja tão eficaz quanto poderia.
Sem a integração, dificilmente você conseguirá fazer o cruzamento de dados relevantes para o negócio, tendo que utilizar de outros programas menores, como o Excel, e muita mão de obra manual para que tudo funcione da maneira que você quer.
E, como dito anteriormente no decorrer do texto, tempo é dinheiro e um dos principais motivos de utilização de um software de gestão é a otimização do tempo da sua agência para utilização em outras demandas e tarefas.
03 – Confirme o apoio da empresa que o desenvolveu
Diferentemente do que muitas pessoas pensam, a implantação de um novo sistema de gestão em uma empresa pode ser muito mais trabalhoso do que se imagina e necessita muito de disposição, energia e comprometimento de várias pessoas da sua agência.
Porém, esse trabalho pode ser bem menos doloroso e muito mais vantajoso para a empresa que fornece o serviço oferecer apoio ao gestor tanto no quesito de instalação e implantação, quanto na manutenção e prevenção de problemas do software.
Dessa forma, a mudança será mais fluida, os imprevistos e erros serão menos impactantes e a sua agência poderá contar sempre com a ajuda dos desenvolvedores para possíveis modificações e melhorias no sistema.
Portanto, quando for contratar a empresa que fornecerá o programa, lembre-se dessas possibilidades.
Considerações finais
Hoje, entendemos um pouco melhor a importância e impacto de um software de gestão, além de como a sua agência pode se beneficiar com a boa utilização dele e dicas para escolher o programa ideal para o seu negócio.
A tecnologia vem andando lado a lado com o avanço e crescimento das empresas, sendo assim, cogite em sempre se manter atualizado com as mudanças no mercado de trabalho e com os avanços tecnológicos, dessa forma, você não ficará para trás.
Utilize as informações disponibilizadas no decorrer do texto e adapte para a realidade de sua empresa, afinal, somente você a conhece melhor que todos os outros e, com certeza, saberá como guiá-la para o sucesso com a orientação correta.
Muito obrigada por chegar até aqui!
Espero ter ajudado você entender melhor sobre esse assunto.
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Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
