Quanto mais a sua empresa cresce, maiores são os desafios administrativos. Inclusive, é preciso lidar com a gestão de viagens corporativas, que incluem atividades de eventos institucionais, parcerias com empreendimentos em outras cidades, entre outras iniciativas.
Atualmente, com o mundo cada vez mais globalizado, não dá para expandir os negócios sem fazer viagens para outras regiões. Aliás, algumas empresas já contratam seus funcionários tendo essa premissa em mente: a disponibilidade para viagens.
Para além da expansão dos negócios, viajar é algo que traz muitas vantagens aos empreendimentos, como a ampliação do campo de atuação, a conquista de novos clientes, o aumento do networking e promoção dos produtos ou serviços.
Além disso, é possível encontrar parceiros para fomento mercantil do seu negócio. Contudo, para que isso tudo dê certo, é necessário planejar e organizar todo o itinerário dos colaboradores.
Afinal, diferentemente de uma viagem de férias, a intenção aqui é promover e estabelecer negócios – é aí que entra o trabalho de gestão.
No artigo de hoje, conheça algumas dicas para a gestão de viagens corporativas e saiba como organizar todos os roteiros, evitando quaisquer problemas. Acompanhe a leitura!
1 – Crie uma política de viagens na sua empresa
O primeiro passo para organizar o trabalho de gestão é criar um planejamento e uma política exclusiva sobre viagens corporativas. Ou seja, é necessário ter uma definição clara sobre as questões que envolvem essa iniciativa.
Nesse sentido, é preciso incluir algumas “normas”, sendo:
- Valores disponíveis para a viagem;
- Regras de reembolso;
- Seguranças e boas práticas dos colaboradores;
- Responsabilidades do viajante;
- Fornecedores principais;
- Política para voos nacionais e internacionais;
- Entre outros.
Ou seja, é preciso separar as despesas com viagens de outras atividades do seu negócio, além de qualificar a equipe de administradores e contar com serviços contábeis para empresas que ajudem no estabelecimento dos limites de gastos.
Ao definir esses padrões, é possível ter uma ordem mais rigorosa da sua viagem corporativa, evitando desperdícios e gastos desnecessários.
Percebe-se que a política de viagens irá funcionar como uma espécie de “guia”, que estabelece as regras para todos os itinerários e roteiros.
Quanto mais informações o documento englobar, maior será a segurança e a previsibilidade de gastos com viagens de negócios.
Por esse motivo, recomenda-se contar com serviços de empresas de contabilidade para auxiliar na orientação quanto às despesas.
2 – Oriente os profissionais adequadamente
Já que são diferentes colaboradores envolvidos nas viagens da sua empresa, é preciso que todos estejam cientes das políticas da empresa. Isso evita desperdícios e contratempos.
No entanto, os seus profissionais precisam de orientação. Quer dizer que não basta criar as políticas de viagens, os funcionários devem conhecer as normas, tirar dúvidas e saber exatamente o que significa cada uma das regras.
Sendo assim, antes da viagem ocorrer, forneça dados relevantes para os colaboradores, tornando as normas mais acessíveis.
Uma dica é promover um treinamento junto à assessoria tributária da empresa, para que todos os funcionários tenham acesso às informações.
Também vale a pena realizar explicações com vários tipos de linguagens e com o uso de exemplos, para facilitar a compreensão.
Preocupe-se em desenvolver um material de orientação para toda a equipe, pois além de explicar as políticas de viagens, o documento pode servir como um guia aos funcionários que precisam embarcar.
3 – Faça uma pesquisa detalhada sobre os destinos
Para evitar gastos desnecessários e garantir o máximo de aproveitamento da sua viagem de negócios, é necessário levar em conta as especificidades do destino escolhido. Afinal de contas, cada cidade e/ou país tem suas singularidades.
Fora que o objetivo da viagem também pode variar, indo desde eventos de networking, até apresentações de produtos ou serviços.
Sendo assim, é necessário fazer uma busca detalhada sobre os destinos, em especial com relação à logística.
Por exemplo, vamos supor que um colaborador precisa sair do aeroporto e ir direto até uma fábrica de camisetas personalizadas. Pergunte-se: ele terá facilidade para se deslocar? Os locais são próximos? Onde é a hospedagem? Há restaurantes e mercados ao redor?
Quando a hospedagem for muito distante de áreas centrais, recomende ao funcionário evitar saídas desnecessárias. Também confira os aspectos de segurança, analisando se a região permite saídas noturnas, ou é um ambiente mais perigoso.
Coloque o bem-estar do seu colaborador como prioridade. Isso é mais importante do que quaisquer soluções financeiras para empresas.
Outra dica é contratar um serviço de seguro de viagem. Com esse plano, é possível evitar doenças, infecções, acidentes entre outras eventualidades. Dessa forma, a empresa garante a saúde do funcionário.
Atualmente, ter um seguro de viagem é uma das exigências das viagens internacionais. Muitos países exigem que os visitantes tenham um seguro para o período de estadia. Por esse motivo, verifique as especificidades de cada território.
Mesmo para viagens nacionais, isso não significa que o seguro é dispensável. Cada região do Brasil também tem suas peculiaridades, inclusive em relação à política de vacinação.
4 – Faça um negócio com uma empresa especializada
Para garantir a comunicação em tempo integral com o seu colaborador e, ao mesmo tempo, assegurar o bom funcionamento da maioria dos serviços em viagens corporativas, é importante firmar parcerias com empresas especialistas no ramo.
Isso porque esses empreendimentos são especializados no bem-estar dos colaboradores em viagens corporativas, assegurando que tudo saia dentro dos conformes e, além disso, evite transtornos relacionados ao itinerário, gastos, entre outras questões.
As empresas especializadas costumam oferecer hotéis de qualidade, planejar deslocamentos e escolher bons restaurantes.
É a mesma lógica quando se contrata empresas de consultoria ambiental – porém, agora o foco são as viagens corporativas.
5 – Automatize alguns processos
Com a evolução tecnológica, é possível incrementar vários processos na sua empresa, inclusive processos de gestão de viagens corporativas.
Ou seja, ao invés de fazer cálculos manualmente, que são extremamente suscetíveis a falhas, a dica é automatizar as contas associadas às viagens corporativas, por meio de um software especializado.
Uma dica é optar por um sistema ERP integrado, sendo possível controlar as finanças da sua empresa de modo mais completo e em tempo real.
Com esse recurso, é possível ter acesso aos relatórios gerenciais, além de ter acesso facilitado ao cadastro de pessoas, hotéis, empresas, meios de transporte e até mesmo fornecedores indispensáveis para a viagem de negócios.
Tudo isso em uma interface simples e intuitiva, que permite o acesso em qualquer dispositivo com acesso à internet (liberado apenas para pessoas previamente autorizadas).
6 – Mantenha o controle das economias
O ponto mais crítico da viagem corporativa é, sem dúvidas, a questão financeira. Isso porque o colaborador pode perder um pouco seus limites de gastos e acabar prejudicando a empresa economicamente, além de gerar uma situação desconfortável no momento do reembolso.
Por essa razão, os valores de diária precisam estar dispostos na política da empresa, incluindo não só o preço de hospedagem, mas também gastos que envolvem a alimentação e o transporte.
Além disso, vale dizer que, mesmo com o máximo de planejamento, nem sempre as coisas saem como é esperado. Há ocorrências de voos atrasados, carros quebrados, incidentes, entre outras situações.
7 – Identifique a real necessidade da viagem
As viagens corporativas trazem muitas vantagens para as empresas, mas às vezes, elas nem sempre são necessárias.
Aliás, com as inúmeras ferramentas de videoconferência, muitas reuniões podem ser intermediadas pelos computadores, reduzindo as necessidades das viagens e, consequentemente, os gastos das empresas.
Por esse motivo, vale a pena identificar qual o real objetivo da viagem e se ela é realmente necessária, para que a sua empresa não acabe tendo um custo além do esperado.
Também é importante ser sincero(a) com os colaboradores, em especial em relação às finanças. Dessa forma, os seus funcionários têm uma noção quanto ao orçamento disponível e o retorno que se espera da viagem – pontos que devem ser levados em consideração.
Conclusão
As viagens corporativas são excelentes formas de ampliar o networking da empresa, motivar os funcionários e promover o reconhecimento do seu negócio. No entanto, diferentemente de um roteiro convencional, elas necessitam de um planejamento criterioso.
Por esse motivo, fazer a gestão de viagens corporativas é um processo que demanda uma organização detalhada, incluindo uma política assertiva da empresa, contando com informações sobre gastos, diárias e comportamentos dos colaboradores.
O artigo de hoje buscou trazer algumas dicas de como realizar um processo de gestão eficiente. Inclusive, é possível contar com o auxílio de várias ferramentas automatizadas, que contribuem para melhor segurança e qualidade da sua viagem corporativa.
Dessa maneira, pode-se obter um trabalho muito mais eficiente, promovendo viagens de qualidade e que possibilitam o engrandecimento profissional.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
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