Viagens de negócios são comuns dentro de empresas, ainda mais em situações onde contratos e vendas precisam ser negociadas pessoalmente, na presença de um representante da empresa e o outro lado, que costuma ser o cliente ou até um negócio.
Em muitas situações essa pode ser uma questão a ser deixada de lado. No entanto, no trabalho com vendas de itens de um fabricante de etiquetas adesivas, por exemplo isso é essencial.
Dentro dessa realidade, nem todas as empresas conseguem retirar experiências tão agradáveis assim, isso porque, além de muitas delas não fazerem um bom planejamento dessa locomoção, acabam evidenciando um custo alto, significativo no período.
Por essas e outras, não basta apenas colocar a viagens como uma atividade necessária, e por isso não se atentar para sua economia, pois isso pode afetar fortemente sua empresa como um todo.
No artigo vamos mais sobre viagem de negócios: saiba como sua agência deve organizá-la para não gastar muito e algumas formas de trazer maior tranquilidade e principalmente economia para as empresas que colocam viagens a seus funcionários, não antes de entendermos mais sobre essa modalidade de negócios.
A importância de viagens de negócios
Quando pensamos em modo geral, em comércio e na venda entre empresa e cliente, certamente entendemos que todo o processo parece simples. O consumidor tem um problema, procura ou é encontrado pela empresa, e compra um produto ou serviço.
Parece simples demais, e de fato é, em alguns casos. Isso porque em outros tipos de empresas, como uma distribuidora de produtos de limpeza pode ser diferente.
A distribuidora quase sempre vende para outras empresas, e ainda no caso de uma pessoa física, a compra envolve maiores processos do que aqueles que geralmente fazemos.
Isso, além de trazer à empresa que está vendendo uma maior preocupação, em questão do trâmite de vendas, muitas vezes estabelece algumas ações necessárias para chegar mais próximo do cliente, o que quase sempre pode ser entendido em uma viagem de negócios.
Essa viagem quase sempre acontece quando existe uma necessidade evidente de locomoção da empresa, para que um contrato, um fechamento de compra ou até mesmo uma negociação com clientes e fornecedores seja feita da melhor forma.
Empresas que usam da prática
Hoje em dia empresas de transporte de carga que, muitas vezes, trabalham para empresas ou pessoas que estão em uma outra localidade. Dependendo do que for de fato transportado e o que envolver a negociação, a melhor ideia é uma viagem para tomar decisões.
Sobre isso, a empresa envia um ou mais funcionários para a representarem na tratativa, provendo a aproximação para que o cliente não tenha que ir até ela, ou até mesmo, deixar de fazer um contrato pela impossibilidade de conexão entre a outra parte.
É em meio às conversas que acontecem dentro de uma viagem de negócios que grandes contratos são fechados, sendo então a principal motivação para o deslocamento.
Outro ponto interessante dentro dessa situação é que, geralmente, são os melhores funcionários aqueles enviados, ou os que podem responder pelo processo de venda ou de contratação diversa entre fornecedores de produtos para pet shop e seus clientes.
Ainda que seja tão vantajosa, quando falamos de viagens, o custo sempre será algo que pode vir a prejudicar, claro, no caso de uma falta de organização da empresa ou planejamento prévio detalhado, feito pelos setores e funcionários competentes.
Os desafios que empresas enfrentam
Conforme dito acima, empresas que desenvolvem um trabalho que permite viagens de negócios focadas em tratativas com clientes e parceiros precisam ter o mínimo de planejamento para que possam investir em algo que não vá fazer tanta falta assim.
Isso porque, quando falamos de viagens, são muitos os itens que podem ter um custo significativo, falando tanto em questão de uma empresa como no caso de uma pessoa que viaja por conta própria. Algumas dessas questões são:
- Hospedagem;
- Passagem;
- Alimentação;
- Transporte;
- Gastos extras.
É importante colocar em questão a responsabilidade da empresa tanto com todos esses itens quanto com a máxima segurança do funcionário durante o processo.
Afinal, ainda que essa questão seja sinalizada pela empresa, continua sendo cabível ao negócio de fretado para empresas estar a par de todos os procedimentos relacionados à parte operacional, como compras e negociações, até a fase final, na hora da verificação.
E assim como em uma viagem comum, que fazemos sozinhos ou com familiares, existem formas de ter economias e de ter o oposto, sendo isso dívidas e até mesmo prejuízos.
É nesse ponto que entra o maior desafio das empresas: mandar um funcionário ao trabalho, conseguindo tirar o máximo proveito e com o menor custo possível às finanças da empresa.
Ainda que pareça impossível, é certo que, com um pouco de organização, planejamento e levantamento prévio de pontos que precisam de maior atenção, a viagem de negócios tem tudo para valer a pena enquanto traz à empresa o máximo de lucratividade.
Formas de organizar viagens sem muitos custos
A seguir, vamos trazer a você algumas dicas que podem ajudar sua agência de viagens como vem ajudando empresas como de consultoria ambiental a prover melhores viagens de negócios, tendo o mínimo de custos possíveis, ao mesmo tempo que concede toda a comodidade para seus funcionários.
Ter uma política de despesas definida
Se as viagens de negócios são uma realidade na sua empresa, é mais do que necessário organizar uma política de despesas, bem como o procedimento padrão para a locomoção.
Isso pode auxiliar o seu negócio a prover muito mais comodidade na hora de organizar uma viagem, é melhor ter em mãos tudo aquilo que é possível gastar com o funcionário.
Fazer um bom planejamento da viagem
O planejamento é sempre uma boa ideia, seja em qualquer ramo da vida. Dentro de uma empresa, e falando na organização de viagens, essa pode ser uma maneira própria para trazer muito mais sucesso na compra e em todo o processo de preparação da viagem.
Dentro desse plano você e uma assessoria de contabilidade podem colocar, por exemplo, os principais pontos de importância na viagem, como alimentação e transporte, entendendo os dias no local e o tempo de volta.
Comprar passagens com antecedência
A jogada da compra de passagens com antecedência é uma boa forma de, antes de tudo, olhar os preços de diferentes pontos de venda, podendo encontrar aquele que melhor oferece vantagens, economia e a máxima disposição do funcionário.
Além disso, comprar antes pode agregar maior tempo para que toda viagem seja paga no momento que ela for ser realizada, o que para muitas pessoas agrega tranquilidade.
Por isso, é sempre bom usar um site que compare preços como o Trivelo , você localiza tudo para seu cliente.
Buscar parcerias para hospedagem e transporte
Você pode não saber, mas muitas empresas de hospedagem trabalham com parcerias entre companhias que costumam enviar seus funcionários com frequência a viagens de negócios, ou até mesmo aquelas feitas por questões familiares.
Quanto a isso, o melhor a se fazer é pesquisar bem todas as vantagens e até mesmo propor contratos com empresas de segurança patrimonial, o que pode gerar um incrível desconto e confirmação de onde fechar.
Colocar gratificação pela economia nas viagens
Como sabemos, é bem importante que a empresa determine os valores para os funcionários antes mesmo da viagem acontecer, pensando em todos os pontos que podem ser importantes para esse colaborador durante o trajeto que ele fizer.
Sobre isso, um ponto de bastante eficiência é introduzir a bonificação a partir do bom uso do recurso financeiro de viagens. Caso o funcionário consiga gastar menos do que foi estabelecido, ele pode ganhar prêmios e bonificações que importam para ele.
Isso gera algo competitivo, onde o colaborador se coloca em desafio para que possa atingir algo, podendo ajudar a empresa com os gastos que ela tem no procedimento de negócios.
Considerações finais
Uma viagem de negócios é sempre uma ótima alternativa para empresas enfatizarem negócios com clientes, ou até mesmo se fazerem presentes em negociações importantes, ainda que esteja fora do local onde a empresa atua.
E ainda que este seja um custo a mais, é possível, com organização, planejamento, pesquisa e ideias criativas, fazer o jogo virar e economizar o máximo possível.
Dessa forma, o processo de deslocamento feito pode não apenas ajudar o negócio a alcançar um objetivo, mas também valer a pena diante do contrato fechado.
Muito obrigada por chegar até aqui!
Espero ter ajudado você entender melhor sobre esse assunto.
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Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
