Controlar os custos em viagens de negócios é um desafio comum para empresas de todos os tamanhos. Pensando nisso, reunimos 10 dicas práticas, com mais detalhes e exemplos, para ajudar você a economizar sem comprometer a qualidade das viagens.
1. Evite Reservas de Última Hora
Reservar passagens com antecedência é uma das maneiras mais eficazes de economizar. Passagens compradas com pelo menos 28 dias de antecedência podem ser até 30% mais baratas. Implemente uma política interna que obrigue as reservas a serem feitas com pelo menos 3 a 4 semanas de antecedência. Além disso, monitore preços em plataformas especializadas e considere usar ferramentas que alertam sobre mudanças de tarifas.
2. Hospedagens Inteligentes
Embora antecedência seja importante para passagens, reservas de última hora para hospedagens podem ser vantajosas. Aplicativos de ofertas de última hora podem garantir tarifas reduzidas em cidades de negócios. Outra estratégia é optar por acomodações localizadas nos arredores do centro. Por exemplo, no Brasil, uma diária em um hotel no bairro Itaim Bibi, em São Paulo, custa, em média, R$ 450 por noite, enquanto uma acomodação similar no centro da cidade pode ultrapassar R$ 700. Essa diferença significativa pode ser ainda mais vantajosa ao considerar a proximidade com boas conexões de transporte
3. Explore Rotas Alternativas
Optar por aeroportos regionais ou alternativas como viagens de trem pode ser uma solução econômica e eficiente. Aeroportos menores geralmente oferecem taxas reduzidas, menos filas e experiências mais ágeis. Em viagens curtas, os trens são uma opção rápida e produtiva, funcionando como escritórios sobre trilhos.
4. Use Programas de Fidelidade
Aderir a programas de recompensas de companhias aéreas e redes de hotéis permite acumular pontos que podem ser trocados por upgrades ou passagens gratuitas. Incentive a equipe a concentrar as reservas em fornecedores parceiros para maximizar os benefícios desses programas.
5. Tenha Políticas de Viagem Claras
Uma política de viagens bem definida é essencial. Inclua diretrizes claras, como priorizar voos em classe econômica e limitar as despesas com diárias. Utilize ferramentas de gestão de viagens para garantir conformidade e acompanhar o comportamento de reservas dos funcionários.
6. Dê Preferência ao Transporte Público
O transporte público é uma opção econômica e ecológica. Em vez de alugar carros ou usar táxis, priorize metrôs, ônibus ou trens sempre que possível. Essa escolha também elimina o estresse de lidar com trânsito e estacionamento.
7. Controle as Despesas com Alimentação
Defina um orçamento fixo para refeições e prefira acomodações que incluam café da manhã. Outra estratégia é fornecer aos funcionários listas de restaurantes locais com bom custo-benefício.
8. Planeje em Períodos de Baixa Temporada
Evitar viagens em feriados ou temporadas de pico pode resultar em economias substanciais. Viagens em dias menos movimentados, como terças e quartas-feiras, tendem a ser mais baratas.
9. Negocie Serviços Adicionais
Negocie tarifas corporativas com hotéis frequentemente utilizados pela equipe. Benefícios como upgrades gratuitos, transferes ou café da manhã podem ser incluídos sem custos adicionais. Além disso, ao contratar serviços como Wi-Fi ou tarifas de bagagem, assegure-se de revisar as opções disponíveis.
10. Adote Ferramentas de Gestão de Viagens
Utilizar plataformas como a Moblix centraliza processos de reservas e permite monitorar os orçamentos em tempo real. Ferramentas de automação ajudam a gerenciar políticas de viagem, identificar oportunidades de economia e reduzir erros humanos.
Economize com Planejamento e Tecnologia
Com a aplicação dessas dicas, sua empresa pode reduzir significativamente os custos em viagens de negócios. Além de economizar, as práticas promovem sustentabilidade e mantêm a produtividade dos funcionários. Planeje suas próximas viagens com estratégia e colha os resultados de uma gestão mais eficiente.
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